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Gute Gründe für die elektronische Personalakte

Ihre Mitarbeiter sind das Wichtigste im Unternehmen: Sie kümmern sich um die Kunden, erledigen die anfallende Arbeit und sorgen täglich dafür, dass ihre Personalakte dicker und dicker wird. Arbeitsverträge, Urlaubszettel, Ausbildungsnachweise, Fehltage, Beförderungen und viele weitere Dokumente sammeln sich im Laufe der Jahre in einer Personalakte.

Damit entstehen in der Personalabteilung eines mittelständischen Unternehmens eine Menge an Akten und Ordnern, die diese und viele weitere Unterlagen enthalten. Wenn man da etwas „auf die Schnelle“ sucht, muss man sich wohl durch die Aktenordner quälen – und bei älteren Unterlagen muss man möglicherweise im Zentralarchiv danach suchen, die sich gerne in dunklen Kellerräumen befinden.

Dort lagern dann drei Jahre lang die einfachen Personalunterlagen (z. B. Zeugnisse), steuerrechtlich relevante Abrechnungen müssen sogar sechs Jahre aufbewahrt werden. Informationen zur Altersvorsorge über Pensionskassen müssen Arbeitgeber sogar 30 Jahre archivieren. Übrigens: nach Ablauf dieser Fristen darf eine Personalakte nicht einfach weggeworfen werden, sondern muss so vernichtet werden, dass diese nicht wiederhergestellt werden kann.

Mit einer elektronischen Personalakte starten viele Unternehmen ihre Reise in die Digitalisierung und standardisieren ihre HR-Prozesse.

Wollen Sie auch von den Vorteilen einer digitalen Personalakte profitieren? Dann starten Sie Ihre Reise mit unseren  Smart Documents. Für Ihre Fragen finden Sie bei uns Ihren  Ansprechpartner.

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