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Modern Workplace mit KI: 4 Aufgaben, die Ihre Mitarbeitenden nicht mehr manuell erledigen müssen Qualifizierte Mitarbeitende suchen Informationen zusammen. Sie schreiben immer wieder ähnliche E-Mails. Sie übertragen Daten von A nach B, erstellen Meeting-Zusammenfassungen, bereiten Standarddokumente vor und beantworten zum zehnten Mal dieselbe Serviceanfrage. Und während Unternehmen händeringend nach Fachkräften suchen, verbringen genau diese Fachkräfte einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages mit Aufgaben, für die ihre eigentliche Expertise kaum benötigt wird. Genau hier zeigt sich das Potenzial eines zukünftigen Modern Workplace: Künstliche Intelligenz und Tools wie Microsoft Copilot können repetitive Aufgaben übernehmen, Informationen schneller verfügbar machen und bestehende Teams spürbar entlasten. Nicht, weil KI plötzlich alle offenen Stellen besetzt. Und auch nicht, weil Menschen überflüssig werden. Sondern weil Unternehmen mit KI einen Teil der Arbeit automatisieren können, die heute wertvolle Kapazitäten bindet. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Kann KI unsere Mitarbeitenden ersetzen?“ Sondern: „Wie kann KI unsere Mitarbeitenden unterstützen und Freiräume schaffen?“ Hier sind vier gute Kandidaten. 1. E-Mails, Meetings und Dokumente mit Copilot schneller zusammenfassenMontagmorgen. Der Posteingang ist voll, zwei längere Dokumente warten auf Feedback und zu einem Meeting vom Freitag gibt es ein Protokoll, das niemand vollständig lesen möchte. Willkommen im Arbeitsalltag vieler Wissensarbeitender. Generative KI und Lösungen wie Microsoft Copilot können lange Inhalte strukturieren, Kernaussagen herausarbeiten, offene Punkte identifizieren und Informationen für unterschiedliche Zielgruppen aufbereiten. Aus einem umfangreichen Dokument werden die fünf wichtigsten Aussagen. Aus Meeting-Notizen entsteht eine Aufgabenliste. Aus einem langen E-Mail-Verlauf lässt sich der aktuelle Stand komprimiert darstellen. Der entscheidende Vorteil ist dabei nicht die Zusammenfassung selbst. Es ist die Zeit, die qualifizierte Mitarbeitende nicht mehr mit Suchen, Sortieren und Verdichten verbringen müssen. Gerade im Modern Workplace, in dem täglich große Mengen an Informationen über E-Mail, Meetings, Dokumente und Kollaborationstools ausgetauscht werden, können bereits kleine Zeitgewinne pro Vorgang in Summe erhebliche Kapazitäten freisetzen.
2. Informationen und internes Wissen schneller finden„Wo liegt noch einmal die aktuelle Vorlage?“ „Wer kennt sich mit diesem Kunden aus?“ „Gab es dazu nicht schon einmal eine Entscheidung?“ „In welchem Dokument steht die Regelung?“ Das Problem vieler Unternehmen ist längst nicht mehr, dass sie zu wenig Informationen besitzen. Sie besitzen zu viele – verteilt über Dokumente, Plattformen, E-Mails, Wikis, Intranets und Fachanwendungen. Mitarbeitende verbringen deshalb Zeit damit, Informationen zu suchen, die im Unternehmen längst vorhanden sind. Ein intelligenter Modern Workplace sollte genau diese digitale Reibung reduzieren. KI kann dabei helfen, aus vorhandenen Informationsbeständen schneller Antworten zu gewinnen und internes Wissen leichter zugänglich zu machen. Statt mehrere Dokumente manuell zu durchsuchen, können Anwendende eine konkrete Frage stellen und sich relevante Inhalte aufbereiten lassen – vorausgesetzt, Datenquellen, Zugriffsrechte und technische Integration stimmen. Das klingt nach Komfort. In Zeiten des Fachkräftemangels ist es aber vor allem eines: Kapazitätsmanagement. Denn jede Viertelstunde, die nicht für die Suche nach Informationen verloren geht, steht für produktivere Aufgaben zur Verfügung.
3. Standardtexte, Angebote und Präsentationen vorbereitenNicht jeder Text braucht bei null anzufangen. Angebotsanschreiben, Projektbeschreibungen, Präsentationsentwürfe, interne Mitteilungen, Zusammenfassungen, Stellenanzeigen oder Antwortvorschläge folgen häufig wiederkehrenden Mustern. Trotzdem entsteht vieles noch immer auf der sprichwörtlich leeren Seite. Generative KI und Copilot können diese erste Fassung übernehmen. Aus einigen Stichpunkten entsteht ein strukturierter Entwurf. Ein vorhandener Text lässt sich für eine andere Zielgruppe umformulieren. Aus Informationen zu einem Projekt kann eine mögliche Präsentationsstruktur entstehen. Standardformulierungen können vorbereitet und anschließend durch Mitarbeitende geprüft, angepasst und freigegeben werden. Der Mensch bleibt verantwortlich für Qualität, fachliche Richtigkeit und Freigabe. Aber Mitarbeitende müssen nicht mehr jede Aufgabe mit einem blinkenden Cursor beginnen. Gerade dort, wo qualifizierte Mitarbeitende heute viel Zeit für wiederkehrende Vorbereitungsarbeit einsetzen, verschiebt KI den Schwerpunkt: weg vom Erstellen der ersten Version, hin zum Prüfen, Entscheiden und Verbessern. Und genau dort ist menschliche Expertise wertvoller.
4. Reports, Datenaufbereitung und wiederkehrende Workflows unterstützenUnd dann gibt es noch jene Tätigkeiten, die kaum jemand vermissen würde:
Viele dieser Prozesse bestehen aus einer Mischung aus klassischen Automatisierungen und Aufgaben, bei denen Informationen zunächst verstanden oder interpretiert werden müssen. Genau hier erweitert KI die bisherigen Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. Sie kann beispielsweise Inhalte klassifizieren, Informationen aus Dokumenten extrahieren, Texte vorbereiten oder unstrukturierte Eingaben für nachgelagerte Workflows aufbereiten. Die spannende Kombination lautet deshalb häufig nicht „KI statt Automatisierung“, sondern „KI plus Automatisierung“. Damit können Unternehmen Prozesse unterstützen, die bisher zu variabel für starre Regeln waren – und Mitarbeitende von administrativer Routine entlasten.
Copilot im Modern Workplace: Einfach einschalten reicht nichtWer jetzt möglichst schnell ein KI-Tool bereitstellt und anschließend auf Produktivitätswunder wartet, dürfte enttäuscht werden. Ein erfolgreicher KI-Einsatz im Modern Workplace braucht die richtigen Voraussetzungen. Datenqualität: Eine KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die ihr zur Verfügung stehen. Veraltete, widersprüchliche oder schlecht strukturierte Daten werden durch KI nicht automatisch besser. Berechtigungen: Nur weil Informationen technisch vorhanden sind, dürfen nicht alle Mitarbeitenden darauf zugreifen. Rollen- und Berechtigungskonzepte werden mit KI deshalb nicht unwichtiger, sondern wichtiger. Governance: Unternehmen brauchen klare Regeln: Welche KI-Dienste dürfen genutzt werden? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Für welche Ergebnisse ist eine menschliche Prüfung verpflichtend? Schulung und Adoption: Der beste Copilot spart keine einzige Minute, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wofür sie ihn sinnvoll einsetzen können. KI-Kompetenz muss deshalb vom abstrakten „Prompting“ in konkrete Anwendungsfälle des Arbeitsalltags übersetzt werden. Gerade Microsoft Copilot Chat bietet Unternehmen die Möglichkeit, erste praktische Erfahrungen mit generativer KI im Microsoft-Umfeld zu sammeln und konkrete Anwendungsfälle im Arbeitsalltag zu identifizieren.
KI gegen Fachkräftemangel: Freiräume schaffen statt PersonalsucheNatürlich löst KI den Fachkräftemangel nicht allein. Aber Unternehmen können entscheiden, wie viel ihrer knappen personellen Kapazität sie weiterhin für Tätigkeiten einsetzen wollen, die sich inzwischen zumindest teilweise automatisieren lassen. Vielleicht brauchen Sie für manche Aufgaben tatsächlich zusätzliche Mitarbeitende. Vielleicht brauchen Ihre vorhandenen Mitarbeitenden aber zunächst einfach weniger unnötige Arbeit. Ein moderner Modern Workplace mit Copilot und Automatisierung kann genau dabei helfen: Routine reduzieren, Wissen leichter verfügbar machen und Mitarbeitenden mehr Zeit für jene Aufgaben geben, für die Erfahrung, Kreativität und persönliche Kompetenz wirklich benötigt werden. Und dafür muss nicht gleich ein mehrjähriges Transformationsprojekt gestartet werden. Der sinnvollste Einstieg ist häufig deutlich kleiner. Suchen Sie nach einer konkreten Tätigkeit, die regelmäßig Zeit kostet:
...und testen Sie dort, was KI tatsächlich verändert.
Der beste Zeitpunkt für den ersten Copilot-Use-Case? Jetzt.Welche Tätigkeiten kosten Ihre Teams heute unnötig Zeit? Suchen Sie nicht gleich zwanzig Prozesse. Nehmen Sie einen.
Und überprüfen Sie konkret, was Microsoft Copilot daraus machen kann. Der Einstieg muss dabei nicht mit einem großen Transformationsprojekt beginnen. Gemeinsam mit Microsoft bietet ADN im Rahmen der Copilot Chat Activate Kampagne aktuell kostenfreie Endkunden-Webinare an, mit denen Unternehmen Copilot kennenlernen und erste konkrete Einsatzmöglichkeiten für ihren Modern Workplace entdecken können.
Kostenlos einsteigen: Microsoft Copilot Chat sicher im Unternehmen nutzenIm Webinar „Microsoft Copilot Chat: Wie Sie in Ihrem Unternehmen sicher und kostenlos den KI-Assistenten einrichten“ erfahren Sie, wie Copilot Chat im Geschäftsalltag eingesetzt werden kann und wie Unternehmen dabei die Anforderungen an Sicherheit und Compliance berücksichtigen können. Aktuell stehen folgende Termine zur Auswahl: Ideal für Unternehmen, die einen niedrigschwelligen Einstieg in KI suchen und zunächst verstehen möchten, wie Copilot Chat sicher in der eigenen Organisation genutzt werden kann.
Den nächsten Schritt gehen: Microsoft 365 Copilot im ArbeitsalltagSie beschäftigen sich bereits konkreter mit KI im Modern Workplace und möchten wissen, wie Copilot direkt bei täglicher Wissensarbeit und in Geschäftsprozessen unterstützen kann? Dann bietet ADN das Webinar „Microsoft Copilot: Wie kann Microsoft 365 Copilot Ihren Arbeitsalltag verbessern?“ an. Im Mittelpunkt stehen Microsoft 365 Copilot und Copilot Studio sowie die Frage, wie sich Arbeitsabläufe effizienter gestalten und Prozesse gezielt durch KI unterstützen lassen. Die nächsten Termine: Ideal für Unternehmen, die über erste KI-Experimente hinausgehen und herausfinden möchten, wie Microsoft 365 Copilot und Copilot Studio konkrete Arbeitsprozesse unterstützen können.
Vom Webinar zur eigenen Copilot-StrategieEin Webinar kann den ersten Impuls geben. Die entscheidende Frage kommt danach: Was bedeutet Copilot konkret für Ihr Unternehmen? Welche Use Cases versprechen tatsächlich Entlastung? Sind Daten und Berechtigungen richtig aufgestellt? Welche Governance-Regeln werden benötigt? Wie lässt sich Copilot sinnvoll in den bestehenden Modern Workplace integrieren? Genau hier unterstützt SanData. Als Microsoft Solutions Partner Modernes Arbeiten begleitet SanData Unternehmen dabei, Microsoft-Technologien in ihren digitalen Arbeitsplatz zu integrieren und den Weg von ersten KI-Anwendungsfällen hin zu einer produktiven Nutzung von Microsoft Copilot zu gestalten. Unser Vorschlag: Machen Sie aus KI kein theoretisches Zukunftsthema.
Sie möchten wissen, wo Copilot Ihre Teams konkret entlasten kann? Kontaktieren Sie SanData. Gemeinsam identifizieren wir die passenden Use Cases und machen aus KI einen produktiven Bestandteil Ihres Modern Workplace – messbar, sicher und mit echtem Mehrwert für Ihre Mitarbeitenden.
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| Telefon: | +49 (911) 95 23 - 0 |
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