Home • NEWS

Wir haben mit Renate Ziegler, Expertin für Lizenzmanagement bei der SanData IT-Gruppe, gesprochen.
Im Interview erklärt sie, warum viele Unternehmen beim Thema Lizenzverwaltung stolpern – und wie man mit Software Asset Management vom Leiden ins Leveln kommt.

Renate, Hand aufs Herz: Warum ist Lizenzmanagement in Unternehmen oft ein Problem, obwohl es doch einfach klingt?

Vielleicht gerade weil es so banal klingt. Es fehlt einfach sehr häufig die Awareness was Lizenzmanagement eigentlich wirklich bedeutet. Für die meisten heißt Lizenzmanagement einfach nur Lizenzen kaufen und deshalb liegt das Thema bei vielen Kunden im Bereich des Einkaufs. Der Einkauf kann zwar Verträge verhandeln aber tatsächliches Lizenzmanagement wird dort nicht gemacht. Es fehlt also häufig an Know-how und Ressourcen. Lizenzmanagement ist viel Arbeit!

Was sind aus deiner Sicht die häufigsten Fehler im Lizenzmanagement – und wie wirken sie sich auf die Produktivität der User aus?

Der größte Fehler: gar kein Lizenzmanagement. Viele Unternehmen kaufen nur Einzellizenzen, ohne langfristige Planung. Das führt dazu, dass User oft lange auf ihre benötigte Software warten müssen – und das bremst Projekte und senkt die User Productivity.

Was ist schlimmer: Überlizenzierung oder Unterlizenzierung?

Beide Szenarien kommen sehr häufig vor. In den seltensten Fällen wird ein regelmäßiges Reharvesting gemacht. Heißt es werden immer weitere Lizenzen gekauft ohne zu schauen, ob man denn vielleicht Lizenzen freimachen könnte.

Häufig werden aber Lizenzen auch illegal genutzt aus Unkenntnis der Lizenzmodelle oder Lizenzverträge. In diesem Fall kann es schnell zu einer Unterlizensierung kommen.

Überlizensierung kostet Geld, Unterlizensierung aber kann oft (im Fall von Audits) sehr viel Geld kosten. Hersteller können in diesem Fall das 10 bis 12 fache des eigentlichen Lizenzbetrages verlangen.

Welche Rolle spielt Transparenz in der Lizenzverwaltung?

Transparenz ist entscheidend. Ohne zu wissen, wie viele Lizenzen im Einsatz sind, wie oft sie genutzt werden und welche Kosten entstehen, entsteht schnell Lizenz-Wildwuchs und Incompliance. Zentrales Lizenzmanagement bringt Übersicht, Kostenkontrolle und Compliance-Sicherheit.

Wie gut sind IT-Abteilungen in der Praxis auf Audits vorbereitet – und wie können sie sich besser wappnen, ohne in Panik zu verfallen?

Sofern ein Unternehmen ein aktives Lizenzmanagement betreibt, sollten sie eigentlich relativ gut vorbereitet sein oder zumindest alle Möglichkeiten haben schnell auf ein angekündigtes Audit zu reagieren. Kurze Panik bei Erhalt eins Auditletters ist immer erlaubt und lässt sich glaub ich nicht vermeiden 😉.

Man hat aber ein paar Tage Zeit sich zu beruhigen und erst dann auf den Auditletter höflich zu antworten, dass man den Auditletter zu Kenntnis nimmt. Man sollte aber auf jeden Fall sobald man den Auditletter bekommt, sofort anfangen Maßnahmen zu ergreifen. Wenn der Audittermin steht, darf man eigentlich nichts mehr machen, außer man bittet den Hersteller darum noch bereinigen zu dürfen.

Verändert die Cloud das Lizenzmanagement?

Ja – und zwar positiv. Cloud-Portale bieten mehr Transparenz und Flexibilität. Viele Hersteller bieten nur noch Cloud-Editionen an. Trotzdem zögern manche Unternehmen wegen Sicherheitsbedenken. Dabei kann Cloud-Lizenzmanagement Kosten senken und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Welche Tools helfen beim effizienten Lizenzmanagement?

Das hängt von der Unternehmensgröße ab:

• Kleinere Umgebungen: Excel, Docusnap
• Mittlere Unternehmen: Intune, Baramundi, Matrix 24, SNOW
• Großkunden: ServiceNow SAM, Flexera, Aspera SmartTrack 
  oder auch Neu bei SanData: Lakeside!

​Aber: Ich weise immer ausdrücklich darauf hin, dass es sich dabei „nur“ um Tools handelt, die alle nur so gut sind wie die Daten, die man ihnen „füttert“. Man muss auch das Know-how haben, die Daten richtig zu interpretieren.

Ein Blick in die Zukunft: Welche Trends siehst du im Lizenzmanagement, auf die sich Unternehmen heute schon vorbereiten sollten?

Der Trend geht zum IT Asset Management (ITAM). Ein einheitlicher Ansatz alle Assets im Unternehmen zu verwalten. SAM ist ein Teil von ITAM und ohne ordentliches Hardwaremanagement und Usermanagement, ist ein vernünftiges Lizenzmanagement fast nicht möglich. Dieser Ansatz ermöglicht eine optimale Verwaltung der gesamten IT Infrastruktur und so in allen Bereichen Kosten zu sparen.

Das Lizenzmanagement war und wird immer unerlässlich sein.

Dein bester Tipp, um beim Lizenzmanagement vom Leiden ins Leveln zu kommen?

Ressourcen bereitstellen, ein Grundgerüst an Lizenzverwaltung einführen und mindestens quartalsweise prüfen – vor allem vor Renewals. Mit klaren Rahmenbedingungen wird Lizenzmanagement schnell einfacher. Und: Experten (am besten mich 😉 ) ins Boot holen – dann macht es sogar Spaß.

Renate Ziegler

Software Asset Management Spezialistin

💡 Fazit:

Lizenzmanagement ist kein lästiger Pflichtpunkt, sondern ein strategischer Vorteil für User Productivity, Budgetkontrolle und Compliance. Mit SanData als Partner werden aus Stolpersteinen echte Level-Ups.